Matchning

Matchning av uppdrag mot konsult
Det här avsnittet beskriver vad som sker i from en kunds förfrågan till en överenskommelse om att genomföra ett uppdrag. Syftet är att skapa en tydlighet så att kundens förväntan i så stor mån som möjligt uppfylls. Det innebär bl a att säkerställa vad som ingår i uppdraget och att matcha det med en konsult med som för uppdraget har rätt kompetens.

Kortfattat ingår följande (involverade roller):

1. Avstämning med uppdragsgivaren om uppdraget (kundansvarig, kund)
2. Matchning av konsult mot uppdrag (kundansvarig, konsult)
3. Presentation av konsult (kundansvarig, kund, konsult)
4. Avtalsskrivning (kundansvarig, kund)

Avstämning med uppdragsgivaren om uppdraget
En av grundvärderingarna för Luminary är att vara duktiga på att förstå kundens behov, vilket uppgift/problem som ska lösas, vilken kompetens och personliga egenskaper den/de konsulter som ska utföra arbetet måste ha och vilken förväntan de har på konsulten. Vid en förfrågan från kund är det därför viktigt att kundansvarig får en så bra bild som möjligt av detta. T ex kan det vara bra att få en bild av hur det är idag och hur de vill det ska vara efter det att konsulten har fullföljt sitt uppdrag.

På Luminary är hög kvalitet viktigt. Vad som menas med hög kvalitet är inte entydigt. För att vi ska kunna leverera hög kvalitet behöver kundansvarig skaffa sig en förståelse för vad kunden menar med bra kvalitet. Vi på Luminary karakteriserar kvalitet med följande kvalitetsegenskaper:

• Pålitlighet - att det som lovats blir utfört, punktlighet och precision.
• Trovärdighet - går det att lita på leverantören. (har dem fått den kompetens (konsult) de förväntade sig, lever den upp till förväntan)
• Tillgänglighet - lätthet att få kontakt med leverantören. (hur lätt är det att komma i kontakt med kundansvarig, ekonomiansvarig)
• Kommunikationsförmåga - hur väl leverantören kan prata med kunden (säljaren, konsulten & ekonomiansvarig)
• Tjänstvillighet - hur villig leverantören är att hjälpa kunden. (säljaren, konsulten & ekonomiansvarig)
• Artighet - leverantörens uppförande. (säljaren, konsulten & ekonomiansvarig)
• Inlevelseförmåga - förmåga att förstå och agera utifrån kundens situation. (Hur bra har säljaren förstått kundens behov?, Hur bra är konsulten på att förstå vad kunden behöver och vad han ska göra? Hur många av de CV de fick tyckte de motsvarade deras förväntningar?)

Genom att be kunden hur man värdera (1-6) dessa kvalitetsegenskaper (alternativt prioritera dem annars finns det risk för att allt är lika viktigt) kan vi få en bild över hur vad de tycker är viktigt.

För att säkerställa att Kundansvarig uppfattat uppdragsgivaren rätt formulerar han det han uppfattat är kundens behov, förutsättningar, vilken kompetens som behövs för att kunna uppfylla dem och prioritering av kvalitetsegenskaper i en uppdragsbeskrivning eller i ett avtal. I dokumentet ska även ingå vilken roll (enligt Luminarys kompetensklassning) som avses, vilka mandat konsulten har, vilket område han ska jobba inom, varför de behöver en konsult (syfte med uppdraget), vilken kompetens som behövs, hur långt uppdraget är, vilken omfattning (%tid), och till vilket pris (alternativt prisnivån) och vilka från Luminary som haft kontakt med kunden om det specifika uppdraget. Det sista för att konsulten ska kunna ta kontakt och skapa sig en så bra uppfattning som möjligt om uppdraget.

När detta är beskrivet stämmer kundansvarig av det med uppdragsgivaren och justerar efter behov.

Presentation av konsult

De konsulter som har rätt kompetens och kan ta uppdraget presenteras för kund med CV och referenser. Kundansvarig sätter därefter upp ett möte med den/de konsulter som kunden är intresserad av att träffa. Det viktiga på detta möte är:

• Konsulten säkerställer att han/hon har rätt kompetens, förstår vad uppdraget innebär, har tid för det och kan genomföra uppdraget. (Konsult)
• Kunden säkerställer att konsulten är rätt person för uppdraget. (Kund)

Kundansvarig är med för att minimera missförstånd. Efter mötet meddelar kund om han vill engagera någon/några av dessa konsulter.

Om kunden bestämt sig för att engagera någon eller några konsulter ska priset är godkännas av alla tre parter, kund, kundansvarig och konsult innan avtalet skrivas. Avtalet (eller uppdragsbeskrivningen) ska förutom informationen i uppdragsbeskrivningen innehålla information om vem som introducerar konsulten till arbetsuppgifterna, vem han ska rapportera till, om han får/ska ha med egen dator, om det behövs passerkort och i så fall hur han får det, när han ska de börja, vem tar emot konsulten, hur konsulten ska tidrapportera, hur ofta som tidrapportering ska ske, om det finns krav på annan rapportering, hur ofta fakturering ska ske, vart fakturan ska skickas, vem som är kundansvarig från Luminarys sida, hur ofta som Luminarys kundansvarig vill ha uppföljningar, hur kunden går tillväga om han inte är nöjd.

Om det finns en uppdragsbeskrivning bifogas den avtalet.

Vid avtalsskrivning informerar Kundansvarig kunden

• Att han vill ha avstämningar för att följa upp hur det går, vad dessa avstämningar innebär och när dessa kommer att ske. (Hur många beror på uppdragets längd minst en efter en månad efter uppdragets start, en vid uppdragets avslut och några där emellan, ca 1 var tredje månad.)
• Hur kund ska gå tillväga om han/hon inte är nöjd med konsultens insats. (Anges även skriftligt i avtalet.)

Kundansvarig ser till att kund, han själv och konsulten får var sin kopia.